Objectifs :
Compétences attestées et évaluées :
Le candidat est ici testé sur sa connaissance de l’interface d’Outlook (ruban, volet de navigation, dossiers, éléments de la boîte de réception), sur la personnalisation de chaque élément, et sur l’utilisation du gestionnaire d’absence et du gestionnaire des options d’impression. C'est aussi dans ce domaine que l'on trouve des questions sur la gestion des données, leur archivage et leur sauvegarde ainsi que la création et la personnalisation de comptes.
Ce domaine couvre les compétences sur la création et l’envoi des messages avec les différentes possibilités de format et de mise en forme, de pièces jointes et éléments d'Outlook, (options CC et CCI, ajout de signature, accusés réception et de lecture). Il inclut également l’utilisation des règles et alertes, la gestion des messages et la recherche d’informations.
Les compétences testées dans ce domaine portent sur la gestion d’un calendrier dans Outlook (création de rendez-vous et de réunions avec les différentes options, réception d’invitations et réponses, impression du calendrier), la délégation et le partage. Ce domaine inclut également sur les niveaux avancés des questions sur la gestion des tâches (création de tâches et personnalisation de l’affichage).
Ce bloc de compétences rassemble des questions sur la création et la gestion des contacts dans Outlook, les modes d’affichage des contacts, le regroupement des contacts par critères ainsi que sur la création de listes de distribution à partager et leur distribution sous différents formats.
Modalités d'évaluation finale :
Moyens pédagogiques :
Moyens techniques :
Moyens d'encadrement :
L’encadrement du stagiaire sera assuré par la direction de SMJ Formation et/ou par le formateur.
Le stagiaire pourra de 8 h 30 à 17 h 30, du lundi au vendredi, contacter le centre de formation, et plus précisément Stéphanie Morandin-Jaubert, Directrice, pour toute question de conseil ou d’accompagnement pédagogique, aux coordonnées suivantes : tél. 06 86 74 84 16 ou contact@smjformation.fr
Participants :
Profil de l'intervenant :
Professionnel la bureautique certifié TOSA et PCIE.
Format, durée et rythme :
Coût de la formation (indicative car à moduler selon le positionnement) :
TVA non applicable selon l’article 261-4-4 du CGI.
Délai d'accès :
Modalités d'accès :
Votre contact dans l'organisme de formation :
Consulter le règlement intérieur 2023
Consulter notre livret d'accueil 2023
Chaque situation est étudiée au cas par cas afin de mettre en place les dispositions nécessaires. Nous laissons la possibilité à chaque stagiaire de nous faire part de leur(s) besoin(s) spécifiques avant l’inscription en formation.
Référent handicap SMJ Formation :
Stéphanie Morandin - Jaubert - 06 86 74 84 16 - contact@smjformation.fr
Liste des structures relai :
Nous conseillons de prendre contact avec le service RHF de l’AGEFIPH, service d’appui aux personnes en situation de handicap qui vise à sécuriser les parcours de formation, pour soutenir en volume et en qualité les entrées en formation qualifiante des personnes en situation de handicap : CLIQUEZ ICI
MAJ 19/01/2023
V3
Public visé : Tout public
Format : À distance
Pré-requis : Avoir suivi une formation bureautique intermédiaire, Savoir se servir d'un ordinateur (Mac ou PC), Savoir lire et écrire, Avoir un micro et une caméra
Procédure d'admission et délai d'accès : Test de positionnement, Audit des besoins, Délai d'accès : Après réception accord de prise en charge, Délai d'accès : environ 15 jours à réception des documents contractuels signés, Délai d'accès : sur mesure en fonction des besoins spécifiques du bénéficiaire, Entretien d'analyse des besoins, Évaluation pré-formation
Modalités d'évaluation : Positionnement, Evaluation initiale/ diagnostique, Evaluation intermédiaire, Certifications, Evaluation en situation de travail, Évaluation finale, Test d'évaluation des compétences
Rythme : Sur mesure, Sur mesure
Niveau de Formation : B - Formation visant une certification (dont CQP) ou une habilitation (RS)
Tarif formation HT : 750,00 €Le tarif est modulé selon le nombre d'heures et de participants.
1.0 jour(s)
7.0 heure(s)
Résumé du programme de la formation
1. Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps Objectif : Optimiser son temps. - Gagner du temps par la maîtrise de l'interface d'Outlook - Les indicateurs de suivi - Les catégories - Le mode "Conversation" - Recherches personnalisées - Les actions rapides - Utiliser la fonctionnalité "Courrier pêle-mêle" - Charger ou récupérer les pièces jointes dans OneDrive pour libérer de l'espace dans sa messagerie* - Création et utilisation de modèles de message 2. Organiser son temps et prioriser ses tâches Objectif : Gérer son emploi du temps - Le calendrier - Rendez-vous, évènements et demander une réunion - Vérifier la disponibilité des participants avec l'assistant planification - Suivi des participants et lieu des réunions - Périodicité, disponibilité, rappel et sélecteur de dates - Vue hebdomadaire et mensuelle - Modifier, changer l'affichage, appliquer des filtres - Configuration du calendrier 3. Gestion des tâches Objectif : Optimiser son quotidien - Créer une tâche ou un rappel à partir d'un courriel - Assigner, répondre et transférer des tâches - Conserver les tâches relatives à plusieurs projets - Saisir les tâches périodiques en une seule fois 4. Utilisation des contacts Objectif : Gérer sa base de données. - Gestion des contacts - Créer et suivre une liste de contacts - Nouveau contact dans la même société - Les formats d'affichage et de colonnes - Trier, filtrer et regrouper les contacts - Rechercher un élément et enregistrer une recherche sur le bureau - Publipostage à partir des contacts 5. Le travail de groupe Objectif : Collaborer - Délégation à des collaborateurs des modules Outlook - Partage des informations dans Outlook - Partage de dossiers et permissions associées aux éléments 6. Etablir des règles de classement et d'archivage en fonction de ses missions et de son poste Objectif : Gérer de manière personnalisée sa messagerie - Principe de l'archivage - Les fichiers PST - Archivage manuel et automatique - Outils de nettoyage - Identifier les courriels répétitifs et créer des réponses automatiques - Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique